Порядок согласования и визирование проекта документа. Внутреннее согласование документов Визировать документы образец

20.01.2021

В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию - экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами. Согласование документов может быть внутренним (согласование проекта документа с должностными лицами и работниками организации) и внешним (согласование проекта документа с другими организациями).

В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию – экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами. Согласование документов может быть внутренним (согласование проекта документа с должностными лицами и работниками организации) и внешним (согласование проекта документа с другими организациями).

Внутреннее согласование называется также визированием, а отметка о внутреннем согласовании, проставляемая на документе или листе согласования, – визой. Рассмотрим особенности внутреннего согласования документов.

Круг лиц, визирующих документ

Согласование документа проводится до подписания или утверждения документа. Руководитель организации, подписывающий или утверждающий документ, всегда должен обращать внимание на наличие на документе необходимых виз. Согласование документа всеми заинтересованными лицами необходимо для принятия правильного управленческого решения, позволяет повысить качество принимаемых решений и ответственность работников организации за их выполнение.

Визирование документа проводится всеми заинтересованными лицами, то есть теми, кого в той или иной степени затрагивает содержание документа, кому затем придется исполнять документ.

Визируются все документы, содержащие управленческое решение, принимаемое единолично руководителем, например правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, приказы, распоряжения, указания, договоры (гражданско-правовые, трудовые), деловые письма, акты, справки, докладные и служебные записки и др.

Не подлежат визированию документы, отражающие коллегиальную деятельность – деятельность по совместному принятию решений, например постановления, решения, акты.

Круг лиц, визирующих документ, определяется исполнителем (ответственным исполнителем). К визированию проекта документа, как правило, привлекаются должностные лица, компетентные в рассмотрении поставленных вопросов, и лица, которые будут исполнять принятые решения.

Например, приказы по основной деятельности, как правило, визируются:

  • руководителем подразделения, подготовившего проект документа;
  • руководителями заинтересованных подразделений (исполнителей);
  • юридической службой;
  • заместителями руководителя организации;
  • службой документационного обеспечения управления.

Приказы по личному составу, как правило, визируются:

  • руководителем службы персонала;
  • главным бухгалтером (приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, установлении надбавок и др.);
  • руководителями заинтересованных подразделений;
  • юридической службой;
  • работником, которого затрагивает содержание приказа (после подписания приказа руководителем).

Деловые письма визируются:

  • исполнителем;
  • руководителем подразделения, подготовившего письмо;
  • руководителями заинтересованных подразделений (бухгалтерии, юридической службы и др.), если этого требует содержание письма;
  • заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, если письмо подписывает руководитель.

Если в процессе согласования в проект документа вносятся значительные поправки, дополнения, замечания, документ подлежит доработке исполнителем, после чего – повторному визированию.

Процесс визирования документа

Визы могут проставляться: на самом документе (на лицевой стороне последнего листа документа под подписью), на обороте последнего листа документа или на отдельном листе согласования (визирования).

При визировании распорядительных документов виза чаще всего проставляется на обороте последнего листа документа (подлинника) или отдельном листе согласования. Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта приказа “О…”

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Исполнитель – И.О. Фамилия, должность, подразделение, телефон

Под визами и указанием исполнителя на листе согласования могут указываться сведения о рассылке. Оформляется это, как правило, следующим образом:

Должность, фамилия работника, при необходимости – количество экземпляров.

Лист согласования является неотъемлемой частью документа и помещается в дело на хранение вместе с документом.

Если основной документ (приказ, распоряжение, правила, инструкция, положение и др.), подлежащий согласованию, имеет приложения, каждое приложение визируется руководителем подразделения-исполнителя.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” виза включает в себя: подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату подписания.

Например:

В.А. Сидоров

Если должностное лицо, визирующее документ, имеет замечания по проекту документа или в принципе не согласно с предлагаемым решением, визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник коммерческого отдела

В.А. Сидоров

Не согласен

Начальник коммерческого отдела

В.А. Сидоров

Виза может включать и иные записи, например: “С проектом не согласен”, “Имею замечания”, “Согласен с учетом замечаний и дополнений” и др. Мнение должностного лица оформляется на отдельном листе в виде справки и вместе с проектом возвращается исполнителю на доработку. Исполнитель может согласиться с замечаниями и учесть их при доработке проекта документа, но может остаться при своем прежнем мнении и не учитывать высказанные замечания. Если при доработке проекта остаются неучтенные замечания, исполнитель обязан представить их руководителю вместе с окончательно оформленным проектом документа, поскольку окончательное решение всегда принадлежит руководителю. Не исключено, что руководитель может согласиться именно с мнением, не учтенным исполнителем, и тогда исполнителю придется еще раз дорабатывать проект документа с учетом мнения руководителя.

Документы, подлинники которых остаются в организации (организационно-правовые, распорядительные), визируются на первом экземпляре, то есть на экземпляре, который поступает на хранение в дело организации. Документы, подлинники которых направляют в другие организации, визируются на копии, остающейся в деле организации.

Прежде всего, это касается переписки. Но здесь возможны варианты. Так как для пересылки писем очень часто используется факсимильная связь, то возможны ситуации, когда подлинник письма передается по факсу и затем поступает на хранение в дело. В таких ситуациях исполнитель может ограничиться подготовкой только одного экземпляра письма (на бланке) и после передачи по факсу его же поместить в дело на хранение. Визы в этом случае проставляются не на копии письма (ее попросту нет), а на подлиннике, но на оборотной стороне (т. е. на той стороне листа, которую факсимильный аппарат “не считывает”).

Существуют некоторые особенности визирования таких документов, как договоры, протоколы. В частности протоколы визируются в особо важных случаях, когда точная передача текста выступления имеет принципиальное значение. Протокол в таком случае визируется лицами, выступавшими на заседании. Виза проставляется на левом поле документа, рядом с записью выступления и свидетельствует о правильности записи выступления.

При подготовке договоров, кроме визирования договора в обычном порядке заинтересованными лицами, может проводиться так называемое “полистное визирование”, когда визы проставляются на каждом листе документа. Приложения к договору также визируются.

При полистном визировании визы проставляются на нижнем поле каждого листа документа, включая приложения к договору. Полистное визирование проводится лицом, ответственным за оформление договора.

Документы, регламентирующие порядок визирования

Установленный в организации порядок согласования документов должен быть закреплен в Инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации. При подготовке соответствующего раздела Инструкции по делопроизводству следует руководствоваться нормативными документами, которые регламентируют порядок согласования документов, а также учитывать специфику деятельности организации. К числу нормативных документов, рассматривающих вопросы согласования документов, относятся:

  1. ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (положения этого стандарта рассмотрены в статье).
  2. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009.
  3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, как следует из их названия, касаются, во-первых, только министерств и ведомств и, во-вторых, только шести документов, в форме которых могут издаваться нормативные правовые акты, это – положения, правила, инструкции, постановления, приказы, распоряжения.

В частности, в Правилах говорится:

“Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными министерствами и ведомствами, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если в нормативном правовом акте содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других министерств и ведомств. Согласование нормативного правового акта оформляется визами.

Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта”.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок визирования документов, проекты которых готовятся в федеральных органах исполнительной власти, а именно: законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации и приложений к ним, проектов актов Правительства Российской Федерации, а также документов, издаваемых министерствами и ведомствами, – приказов, распоряжений, протоколов.

В Типовой инструкции, в частности, отмечается (п. 2.7.1.2), что проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект,

руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителями службы документационного обеспечения управления и юридической службы.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Имеющиеся в нормативных документах положения в целом согласуются с положениями данной статьи.

Электронное согласование документа

В организациях, использующих системы электронного документооборота, согласование (визирование) документов может осуществляться в автоматизированном режиме. В этом случае проект документа рассылается всем заинтересованным лицам по электронной почте. Подтверждением доставки документа заинтересованному лицу является уведомление о прочтении, получаемое службой ДОУ. В соответствии с установленным в организации режимом доступа к системе электронного согласования должностные лица проставляют отметки о согласовании (“Согласовано”, “Согласовано с замечаниями” и др.), заверяемые электронной цифровой подписью. В системе электронного согласования лист согласования оформляется как отдельный лист, он может быть распечатан и приложен к документу, если документ оформляется как документ на бумажном носителе.

Несомненным достоинством электронного согласования является сокращение времени, затрачиваемого на эту процедуру. Оптимизация процедуры согласования по времени – одна из важнейших задач службы ДОУ. С этой целью в инструкции по документационному обеспечению могут быть установлены сроки согласования для отдельных, наиболее важных видов документов.

Например, при регламентации процедуры согласования распорядительных документов в инструкции может быть установлено, что проекты распорядительных документов:

  • имеющие приложения большого объема (многостраничные документы) – согласовываются в срок от 3 до 5 дней;
  • имеющие приложения справочного характера – согласовываются в течение 2–3 дней;
  • без приложений – в течение 1–2 дней.

Подобный порядок установлен, например, Регламентом правительства Москвы, утв. постановлением правительства Москвы от 21.04.2006 № 112-ПП (п. 3.2.3.4 “Сроки согласования и проведения экспертизы”).

У юристов есть готовый рецепт: «Не знаете, как поступить – поступайте по закону». Но многим из нас, бухгалтеров, не хватает элементарных знаний юриспруденции. Отсюда и правовая безграмотность, ошибки, неумение ориентироваться во множестве требований нормативно-правовых актов и взаимодействовать с контролирующими и правоохранительными органами, выделять основное и второстепенное. Как быть, с чего начинать любому бухгалтеру? С того, что обеспечит ему главное – безопасность деятельности, а именно: с организационных вопросов, которые касаются его непосредственно. А это его полномочия и ответственность! Главному бухгалтеру (бухгалтеру) за свою профессиональную жизнь приходится подписывать множество документов. Какие из них подписываются, а какие просто визируются? Наши публикации в этом номере помогут разобраться, как следует действовать в том или ином случае.

Визирование

Если документооборот в бюджетном учреждении организован правильно, то одним из необходимых этапов создания служебного документа будет его согласование ответственными работниками. Эта процедура более известна как визирование. Поговорим о ней.

Визирование документа – это процесс согласования компетентным лицом проекта документа, составленного другим структурным подразделением или учреждением, которому необходимо соответствующее согласование.

Нередко между работниками бюджетных учреждений возникают споры по поводу необходимости и очередности этого мероприятия. Но больше беспокоят вопросы правомерности и ответственности за визирование документа. В первую очередь пугает перспектива уголовной ответственности за действия, связанные с принятием в дальнейшем незаконных распорядительных решений, которые визировались (подписание договоров, приказов, распоряжений и т. п.), к которой привлекаются преимущественно служебные лица. А это, в частности, такие составы преступлений, как злоупотребление властью или служебным положением (ст. 364 Уголовного кодекса, далее – УК), превышение власти или служебных полномочий (ст. 365 УК), служебная небрежность (ст. 367 УК).

Внимание! Следует различать реквизиты «Подпись» и «Виза». Они имеют разную юридическую силу, по-разному оформляются. Так, виза – это реквизит, который не имеет юридической силы. Он нужен скорее для уверенности и правильного осуществления определенного управленческого действия руководителем бюджетного учреждения, которое является следствием выстроенного им внутреннего контроля в бюджетном учреждении.

Если вы желаете быть уверенными в своих действиях, стоит обратиться к соответствующим правилам.

Основные положения относительно визирования документов указаны в Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением КМУ от 30.11.11 г. № 1242 (далее – Постановление № 1242, Типовая инструкция № 1242), и в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003), утвержденной приказом Госпотребстандарта от 07.04.03 г. № 55 (далее – Стандарт).

Согласно п. 14 Типовой инструкции № 1242 одним из классов управленческой документации, которая обеспечивает организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация, реквизиты которой и порядок их расположения определяются ДСТУ 4163-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», то есть Стандартом.

Пунктом 1.1 Стандарта предусмотрено, что он распространяется на организационно-распорядительные документы – постановления, распоряжения, приказы, положения, решения, протоколы, акты, письма и т. п., которые создаются в результате деятельности:

  • органов государственной власти Украины, органов местного самоуправления;
  • предприятий, учреждений, организаций и их объединений всех форм собственности.

Следует заметить, что согласно п. 2 Постановления № 1242 центральные органы исполнительной власти, Совет министров АР Крым, местные органы исполнительной власти должны разработать в соответствии с Типовой инструкцией № 1242 и утвердить в трехмесячный срок по согласованию с государственными архивными учреждениями собственные инструкции по делопроизводству и типовые инструкции по делопроизводству для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, относящихся к сфере их управления. В п. 3 Постановления № 1242 рекомендуется органам местного самоуправления разработать и утвердить собственные инструкции по делопроизводству в соответствии с Типовой инструкцией № 1242. Сам по себе такой документ очень полезен, поскольку позволяет избежать многих вопросов относительно того, «кто, что и зачем визирует».

Таким образом, действующим законодательством предлагается единый подход к ведению делопроизводства в государстве.

Виза – это согласование проекта документа.

Обратите внимание, что именно при проведении оценки: целесообразности создания документа; обоснованности; соответствия законодательству, осуществляется согласование проекта документа. Согласование может осуществляться как в учреждении должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией решают вопросы, поднятые в документе (внутреннее согласование), так и за его пределами другими заинтересованными учреждениями (внешнее согласование).

В соответствии с п. 62 Типовой инструкции № 1242 внутреннее согласование документа оформляется путем проставления визы. Виза согласно требованиям упомянутого пункта Типовой инструкции № 1242 включает: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилию лица, визирующего документ, дату визирования с указанием в случае необходимости наименования должности этого лица. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и выполнением, в том числе визы.

Согласно п. 5.25 Стандарта визу размещают как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа.

Визу ставят на экземплярах документов, которые оставляют в организации.

В п. 65 Типовой инструкции № 1242 предусмот­рено, что перечень должностных лиц, которые должны завизировать документ, определяет работник, который создает документ, исходя из его содержания. Порядок визирования определенных видов документов указывается в инструкции учреждения. За содержание документа, который визируется несколькими лицами, такие лица отвечают согласно компетенции.

Если возникли замечания и предложения к проекту документа, в связи с чем невозможно его согласование из-за несоответствия законодательству, распорядительным документам бюджетного учреждения и должностным инструкциям относительно распределения полномочий и ответственности, нецелесообразности, эти замечания и предложения излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.

Если во время визирования выяснится, что в подготовленный к подписанию документ необходимо внести существенные изменения, ему необходимо повторное визирование.

О наличии замечаний должностное лицо (инициатор), которое в соответствии с его компетенцией решает вопросы, поднятые в проекте документа, обязательно уведомляет лицо, подписывающее документ, таким образом, как это определено в инструкции по делопроизводству.

Требования делопроизводства к визированию приказов (распоряжений)

В соответствии с п. 84 Типовой инструкции № 1242 приказы (распоряжения) издаются как решения организационно-распорядительного или нормативно-правового характера. По содержанию управленческого действия приказы издаются по основным вопросам деятельности учреждения, административно-хозяйственным или кадровым вопросам.

Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам подготавливаются и подаются структурными подразделениями по поручению руководителя учреждения или по собственной инициативе.

Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам (личному составу) визируются работником кадровой службы, который создал документ, и его руководителем, а также в зависимости от видов приказов – должностными лицами структурного подразделения по вопросам предотвращения и выявления коррупции, бухгалтерской службы, другими должностными лицами, которых касается документ.

Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и приложения к ним визируются работником, который создал документ, руководителем структурного подразделения, в котором он создан, должностными лицами, которые определены в проекте документа как исполнители задач, содержащихся в нем, руководителем службы делопроизводства, руководителем или должностным лицом структурного подразделения по вопросам предотвращения и выявления коррупции, другими должностными лицами, которых касается документ.

Внимание! Юридической службой органа исполнительной власти в соответствии с пп. 3 п. 10 Общего положения о юридической службе министерства, другого органа исполнительной власти, государственного предприятия, учреждения и организации, утвержденного постановлением КМУ от 26.11.08 г. № 1040 (далее – Общее положение № 1040), или юридической службой (юрисконсультом) предприятия, учреждения и организации согласно пп. 3 п. 11 Общего положения № 1040 обязательно визируются при наличии всех необходимых виз руководителей заинтересованных структурных подразделений проекты приказов нормативно-правового характера, а также приказы по кадровым вопросам (личному составу) и по другим вопросам, определенным инструкцией по делопроизводству учреждения.

Кроме того, юридическая служба органа исполнительной власти в соответствии с пп. 11 п. 10 Общего положения № 1040 согласовывает (визирует) проекты договоров при наличии согласования (визы) руководителей заинтересованных структурных подразделений. Юридическая служба (юрисконсульт) предприятия, учреждения и организации обязана согласно пп. 6 п. 11 Общего положения № 1040 согласовывать (визировать) проекты договоров (контрактов) при наличии виз руководителей заинтересованных структурных подразделений или замещающих их лиц.

Также проекты приказов (распоряжений), которые предоставляются для подписания руководителю учреждения, визируются его заместителем в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

Окончательное решение о том, кто и что должен визировать, принимает руководитель с учетом компетенции конкретных должностных лиц, но не обходя при этом требования законодательства, собственные распорядительные документы и утвержденные им должностные инструкции.

Внешнее согласование

В случае необходимости проведения оценки содержания и целесообразности издания приказа (распоряжения) также может осуществляться внешнее согласование проекта документа с другими заинтересованными учреждениями. Указанное актуально при согласовании приказа об учетной политике бюджетного учреждения главным распорядителем бюджетных средств.

Требования относительно внешнего согласования документов изложены в п. 69 Типовой инструкции № 1242, а именно: внешнее согласование проектов документов оформляется путем проставления на них грифа согласования, который включает в себя слово «Согласовано», наименование должности лица и учреждения, с которым согласовывается проект документа, личную подпись, инициалы (инициал имени), фамилию и дату или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер (индекс).

Гриф согласования проставляется ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа и содержит в себе слово «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения), личную подпись, инициалы, фамилию и дату согласования, например:

Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

В случае если содержание документа касается более чем трех учреждений, составляется Лист согласования, о чем делается отметка в документе на месте грифа согласования, например: «Лист согласования прилагается».

Лист согласования оформляется по следующей форме:

Выводы

Очень важно четко соблюдать требования законодательства в части организации бухучета и отчетности, в которой главный бухгалтер бюджетного учреждения играет значимую роль как на этапе представления предложений относительно построения внутреннего контроля (распределение полномочий и ответственности, определение ответственных и материально ответственных лиц, закрепление распорядительными документами должностных инструкций работников и т. п.), так и непосредственно в ходе исполнения им своих полномочий.

Своей подписью на документах, фиксирующих факты осуществления хозяйственных операций, главный бухгалтер подтверждает, что эти операции в бюджетном учреждении осуществлены в соответствии с законодательством. Подпись главного бухгалтера в отчетности является основным инструментом подтверждения достоверности, правильности и законности отраженных в ней хозяйственных операций и является свидетельством его ответственности за составленные документы.

Согласование документа - это предварительная оценка проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующему законодательству и другим нормативным актам. Поэтому большинство документов до подписания согласовываются с заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями, учреждениями.

Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования (внешнее согласование). Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования. Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом.

Внешнее согласование проводится после внутреннего согласования (визирования). Визирование документа оформляется визой, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания.

Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа). Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило свое отношение к нему. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации (указы, постановления, распоряжения, приказы, решения), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего документа под подписью ближе к нижнему полю.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.

Утверждение является способом удостоверения некоторых видов документов, оно санкционирует их содержание и распространяет действие на определенный круг лиц или организаций. Утверждению подлежат положения, уставы, планы, инструкции, штатные расписания, некоторые разновидности актов, протоколов. Такие документы приобретают юридическую силу только после утверждения.

Утверждение проводится после подписания документа и имеет два варианта оформления: простое утверждение руководителем посредством подписи или издание распорядительного документа (приказа, постановления). Оба способа удостоверения имеют одинаковую юридическую силу. При любом способе утверждения на утверждаемом документе в правой верхней части его проставляется гриф утверждения, имеющий соответственное оформление.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа специально издаваемым документом (указом, постановлением, распоряжением, приказом, протоколом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Деятельность предприятий и организаций подпадает под действие определенных законов. Нарушение их недопустимо. С этим возникают определенные проблемы, избегать которые позволяет специальная процедура - визирование документов. Это процесс, направленный на выявление недостатков в проекте и их устранение. Порядок его обычно определяется отдельным правилом. Давайте во всем разберемся.

Что такое визирование документов?

Это только дома можно решить все проблемы беседой с близкими, на предприятии такой порядок действий приводит к нарушениям, караемым штрафами, а иногда и более серьезными мерами. Все дело в том, что нынче принята узкая специализация. Бухгалтер, к примеру, прекрасно знает свою часть законодательства, но путается в кадровых документах. А ведь работа любой организации - процесс довольно сложный, регламентируемый кучей постановлений, распоряжений и иных документов. Все нюансы их не знает никто из специалистов, да и не положено им. Ведь каждый выполняет свои обязанности, прописанные в должностной инструкции. А многие распоряжения или приказы начальства связаны сразу с несколькими отраслями деятельности. Потому и нужен процесс «сведения знаний» узких специалистов. Его придумали и назвали визирование документов. проведения экспертной оценки проекта специалистами, включающая высказывание замечаний и предложений.

Организация работы

Любая деятельность структурных подразделений предприятия регламентируется документами. В нашем случае издается приказ о визировании документов. На основании текста этой бумаги и проводится процедура. Приказ должен содержать порядок визирования и перечень должностей, к которым поступает на экспертизу или ознакомление проект. Без проведения указанной в приказе процедуры документ начальником не подписывается, так как он может содержать в себе ошибки. Как правило, подготовкой проекта данного документа занимается совместно с руководителем аппарата. Необходимо учесть все нюансы деятельности организации, ничего не упустить. Логика приказа такова: руководство издает приказы по кадровой и основной деятельности. Следует просмотреть образцы каждого из названных видов и определить, каких должностей они касаются. Последнее следует из должностных инструкций. Разберем пример.

Визирование кадровых приказов

Мы посмотрим с самой обывательской точки зрений. Когда человека принимают на работу, ему устанавливают объем работ, выплат, определяют порядок инструктирования, подчиненности и другое. За каждый из перечисленных этапов отвечает отдельный специалист. Кадровик должен посмотреть квалификацию, бухгалтер проверить оклад и тарификацию, другой специалист - провести инструктаж, начальник определит обязанности. Пример упрощенный, но уже видно, что один работник не должен нести ответственность за все перечисленные данные, содержащиеся в проекте. Получается, что каждую часть должен проверить соответствующий специалист. Кроме того, он несет ответственность за включение правильных данных в проект. Для этого и проводится визирование документов в организации. Нужно отметить, что еще сложнее. Но суть остается той же. Визирование документов - это процедура изучения и подтверждения правильности их должностными лицами.

Порядок проведения

Те, кто не сталкивался никогда с работой аппарата, вряд ли себе представляют, что собой представляет процесс создания любой важной бумаги. Проект готовит одно подразделение или специалист по поручению начальства. Как правило, эта работа ложиться на плечи человека, в чьи обязанности она входит согласно должностным инструкциям. Далее необходимо передать его другим специалистам. В вышеприведенном примере ими являются: бухгалтер, юрист, непосредственный руководитель и тот, кто отвечает за технику безопасности. Каждый внимательно изучает проект и делает свое заключение. Согласие с текстом подтверждается подписью, сопровождаемой датой. Если есть замечания, их следует изложить в письменном виде, с указанием нормативно-правовых актив, нарушаемых текстом проекта. Когда специалист соберет все подписи, бумага передается на суд начальника. Тот принимает решение, что делать дальше. Исходя из этого можем сказать, что визирование документов - это процесс разделения ответственности между специалистами различных отраслей.

Когда проводится согласование

С документом, как мы уже выяснили, работают эксперты, которых он касается. Делается это до того, как он будет подписан. То есть эксперты проверяют проект на соответствие законодательству и Этот процесс называется согласованием. Как правило, подписи специалисты ставят на первом экземпляре приказа с обратной стороны, если иное не предусмотрено порядком. Этот документ остается на предприятии, впоследствии сдается в архив. Срок его хранения определяется номенклатурой дел. К примеру, кадровые приказы нельзя уничтожать семьдесят пять лет. Весь этот период они могут быть востребованы и проверены на законность. Видите, как высока ответственность тех, кто согласовывает текст!

Визирование документов: образец

С обратной стороны проекта документа необходимо выделить место для того, чтобы специалисты смогли оставить свои данные. К ним относятся:

  • должность;
  • подпись;
  • расшифровка Ф.И.О.;
  • дата.

Если замечания объемны, то следует сделать отметку о том, что их текст приложен в специальном документе. Довольно часто все спорные вопросы решаются в процессе обработки проекта. Но бывает, что приходиться «переписываться». Тогда право принятия окончательного решения предоставляется руководству, которое должно изучить замечания, в случае необходимости, выслушать пояснения специалистов. Визирование-согласование документа выглядит так:

Начальник юридического отдела _________________ (Сергеев М.М.)

Дата, подпись

Виза ознакомления

Есть иной вид работы с документами на производстве. Он называется ознакомление. То процесс, предполагающий получение письменного подтверждения того, что работники поняли смысл приказа или иной бумаги. Порядок визирования документов в данном случае иной. Сначала его подписывает руководитель, только после этого соответствующие специалисты с ним знакомятся. Кроме уже указанных данных, этот вид визирования должен содержать специальную фразу, подтверждающую, что человеку понятен смысл бумаги. Например, необходимо написать «С актом ознакомлен». Далее перечисляют должность, Ф.И.О. и дату. Таким образом, специалист подтверждает, что он читал документ и согласен с ним.

Сложные распоряжения

Государственные учреждения, занимаясь подготовкой нормативно-правовых актов, тоже проводят визирование документов в организации. Только зачастую времени и сил на это уходит намного больше. Дело в том, что должны получить экспертную оценку множества подразделений, иногда и сторонних учреждений. Проект отправляют по порядку в каждое. Дождавшись замечаний, исполнитель направляет оба документа следующему эксперту. И так продолжается до тех пор, пока каждый не выскажет свое мнение. Их записки необходимо обработать, провести корректировку текста и все провести заново с самого начала. Принятие документов затягивается надолго. Однако это необходимо делать, так как государственные учреждения издают акты, обязательные к исполнению. А это касается жизней многих людей. Легкомыслие и торопливость в таком важном вопросе недопустимы.

Новая страница 6

Как правило, документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, при необходи­мости - утверждения и приложения печати) подлежат согласованию. Согласование произ­водится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действу­ющим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц данной организации и т.п.

Согласование проекта документа про­водится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отно­шение к вопросам, содержащимся в проекте документа. Согласование может проводиться как внутри организации - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организа­циями (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее - грифом согласования. Рассмотрим порядок и правила оформления внутрен­него согласования документов (визирования).

Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Требования к оформлению визы и порядок визирования документов определены следующими нормативными правовыми актами:

§ Государственным стандартом Респу­блики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республи­ки Беларусь. Система организационно-рас­порядительной документации. Требования к оформлению документов»;

§ Примерной инструкцией по делопро­изводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприяти­ях Республики Беларусь, утвержденной при­казом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее - Примерная инструкция по делопроизводству).

При этом следует руководствоваться также Методическими указаниями по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденными при­казом Председателя Комитета по архивам и дело­производству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41, в которых конкретизированы положения СТБ 6.38-2004.

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие.

На внутренних документах визы простав­ляют ниже подписи слева на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра доку­мента. При визировании проектов распорядительных документов (приказов, распоря­жений, указаний, постановлений, решений) Примерная инструкция по делопроизводству рекомендует располагать визы на оборот­ной стороне последнего листа документа (п. 2.3.11), т.к. при размножении и рассылке копий документа в другие организации визы на них не воспроизводятся.

В исходящих документах (письмах, справ­ках, докладных записках) визируются экземпляры документов, остающиеся в организации (так называемые «отпуски»). Виза оформля­ется по тем же правилам, что и при согласова­нии внутренних документов.

При невозможности разместить визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования, который прилагается к визовому экземпляру и в последующем хра­нится вместе с ним в деле.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 1 (60), январь 2006 г. Воспроизведение возможно только с